Du skriver ett mejl samtidigt som telefonen vibrerar.
Du tittar snabbt på meddelandet, återvänder till mejlet och kommer plötsligt på att du skulle kontrollera något på nätet.
Fem minuter senare har du tre webbläsarflikar öppna och har nästan glömt vad du egentligen höll på med.
Känner du igen dig?
Att göra flera saker samtidigt kan kännas effektivt.
Men när uppgifterna kräver koncentration fungerar hjärnan ofta bättre om den får fokusera på en sak i taget.
Hjärnan växlar mellan uppgifter
När vi pratar om multitasking tänker vi ofta att hjärnan arbetar med flera saker samtidigt.
Men vid mer krävande mentala uppgifter handlar det ofta om att snabbt växla uppmärksamheten mellan dem.
Du skriver några meningar, svarar på ett meddelande och försöker sedan fortsätta där du slutade.
Problemet är att varje byte kan kräva en liten omställning.
Dessutom behöver du ibland påminna dig om vad du gjorde och vad nästa steg skulle vara.
Därför kan en arbetsdag med många små avbrott kännas intensiv utan att du nödvändigtvis får särskilt mycket gjort.
Alla uppgifter kräver inte samma koncentration
Det är viktigt att skilja mellan olika typer av multitasking.
Att lyssna på musik medan du promenerar är inte samma sak som att skriva en komplicerad rapport samtidigt som du deltar i ett möte.
Vissa aktiviteter kan kombineras utan större problem.
Däremot blir det svårare när två uppgifter samtidigt kräver språk, arbetsminne eller medvetna beslut.
För en skribent kan det exempelvis handla om att försöka formulera en artikel medan nya meddelanden hela tiden kräver uppmärksamhet.
Du kanske klarar båda sakerna.
Men frågan är hur mycket energi det kostar.
Det är inte alltid avbrottet som tar mest tid
Ett meddelande kan ta tio sekunder att läsa.
Ändå kan avbrottet påverka arbetet längre än så.
Du behöver nämligen hitta tillbaka till tankegången, komma ihåg vad du skulle skriva och återuppta koncentrationen.
Ibland går det snabbt.
Andra gånger tar det betydligt längre tid.
Därför kan många små avbrott tillsammans bli ett större problem än ett enda längre avbrott.
Vi har tidigare skrivit om varför det kan vara klokt att stänga av notiserna när du behöver koncentrera dig.
Samma princip gäller här: försök minska antalet gånger du behöver byta uppgift.
Prova att arbeta med en sak i taget
Det behöver inte vara komplicerat.
Börja med att välja en uppgift som du vill få färdig.
Stäng sedan sådant du inte behöver just då.
Lägg mobilen åt sidan, stäng onödiga flikar och bestäm vad du ska arbeta med under nästa stund.
Du behöver inte sätta en timer på exakt 25 minuter eller följa någon särskild produktivitetsmetod.
För vissa fungerar 15 minuter bra.
Andra föredrar 45 minuter.
Det viktiga är att skapa en stund där du inte hela tiden behöver bestämma vad du ska göra härnäst.
Samla de små uppgifterna
Mejl, meddelanden och administrativa uppgifter försvinner förstås inte bara för att du vill koncentrera dig.
Men de behöver kanske inte avbryta dig hela tiden.
Om arbetet tillåter kan du istället samla vissa uppgifter till bestämda tillfällen.
Svara på några mejl samtidigt.
Kontrollera meddelanden när du är klar med ett arbetsmoment.
Och skriv ner nya idéer istället för att omedelbart börja arbeta med dem.
På så sätt behöver du inte växla mellan helt olika aktiviteter lika ofta.
Självklart fungerar detta inte i alla yrken. Vissa arbeten kräver snabba svar och ständig uppmärksamhet på omgivningen.
Då handlar det snarare om att skapa ostörda stunder där det faktiskt är möjligt.
En paus är inte samma sak som ett avbrott
Det kan låta motsägelsefullt, men att fokusera på en sak i taget betyder inte att du ska arbeta utan pauser.
Tvärtom.
När du har arbetat koncentrerat en stund kan en paus vara precis vad du behöver.
Res dig.
Hämta vatten.
Titta bort från skärmen.
Gå några steg.
Skillnaden är att pausen är ett medvetet avbrott, inte något som ständigt tränger sig in mitt i uppgiften.
Dessutom kan det kännas skönt att avsluta ett arbetsmoment innan du går vidare.
Du behöver inte vara upptagen hela tiden
Det finns något märkligt med vår syn på effektivitet.
En person som svarar på meddelanden, deltar i möten och hoppar mellan olika uppgifter kan se väldigt upptagen ut.
En annan person som sitter tyst och koncentrerat med en enda uppgift kan däremot se mindre aktiv ut.
Men upptagen är inte samma sak som produktiv.
Ibland är det mest värdefulla du kan göra att stänga ner allt annat och faktiskt bli färdig med det du började på.
Så nästa gång du märker att du försöker göra fem saker samtidigt, prova att välja en.
Gör den färdig, eller kom åtminstone en bra bit på vägen.
Sedan kan du ta nästa.
Du behöver inte göra allt samtidigt för att få mycket gjort.
Lite bättre varje dag.
Källor
